5 طرق لإنتاجية أكبر خلال الإجتماعات

إنّ الإجتماعات ضرورية للتخطيط والتعاون والتواصل خصوصاً مع تواجد الموظفين داخل الشركة وعمل جزء آخر منهم من منازلهم.

التركيز على النتيجة بدل الطريقة.

ليس هناك من سبب لتكون جميع الاجتماعات منظمة بالطريقة نفسها في كل مرة، خصوصا إذا كانت مرتجلة. فعلى سبيل المثال، اذا تم تحديد مدة  الإجتماع لتكون 60 دقيقة فذلك لا يعني أننا نحتاج لملء الساعة بأكملها. بدلاً من التركيز على تسلسل الأمور، فكّر بما تحاول إنجازه وقم بتنظيم الإجتماع وفقا لذلك. إذا كان هناك عنصر أساسي لا بد من مناقشته، إبدأ به واستعرض المسائل الثانوية بعده.

حل المشاكل التقنية

كم من مرة أردت بدء الاجتماع ولكن برزت المشاكل التقنية لتعيقه؟ وفق دراسة اجراها خبراء، فإنّ أبرز العوامل التي تعيق الاجتماعات هي المشاكل التقنية، سوء نقل المعلومات من تحديث البرامج وعدم معرفة من يحضر الاجتماع وغيرها. يمكن للشركات حل المشاكل المماثلة من خلال أدوات كjoin.me  التي تساعد في عقد الاجتماعات على الانترنت.

المرونة

حين ترغب بعقد اجتماع، قد تودّ دعوة الجميع للاطلاع على المشروع ولكن إن ارتفع عدد الحاضرين والمعنيين، فالإجابات الحاسمة بخصوص المشروع تصبح صعبة. حددّ عدداً معيناً من الحاضرين لمرونة أكبر وحوار أكثر فعالية. التعاون مهم جداً في الاجتماعات ولكن لصعوبة التواصل مع شخص غريب ادع الجميع للمشاركة وابداء الآراء.

المرح

أضف عنصر المرح إلى الاجتماع، فالعروض من PowerPoint  الطويلة والمملة، تسبب الصداع وتبعد حسّ الابتكار. أدخل الفكاهة إلى جدول أعمالك وأعط موظفيك أسباباً ليبقوا واعين في الاجتماع ويستثمروا الافكار المستخلصة منه.